PRIVACY

Dit document bevat de omstandigheden waarin Onnockx & Kinderen, uw persoonsgegevens verzamelt, bewerkt en gebruikt evenals de wijze waarop deze worden beveiligd. Onnockx & Kinderen verbindt zich ertoe om de wettelijke voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens zo strikt als mogelijk na te leven.

 

Onnockx & Kinderen houdt eraan haar klanten en alle bij haar activiteiten betrokken partijen te informeren omtrent welke persoonsgegevens zij bewaart, de wijze waarop dit gebeurt evenals de redenen waarom zij dit doet. Dit wenst zij dan ook te doen door middel van deze privacy-statement.

 

1) Verantwoordelijke.

Uw gegevens kunnen worden opgeslagen en bewerkt door Onnockx & Kinderen in functie van de uitvoering van haar activiteiten en diensten. De verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens betreft mevrouw Christelle Onnockx, Alsembergsesteenweg 554 - 1653 Dworp, onnockx@skynet.be

 

2) Categorieën van gegevens.

Volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen door Onnockx & Kinderen worden verwerkt:

Naam en voornaam (aangestelde beheerder) Rijksregister, geslacht, Verwantschap met overledene Taal , Adres, Vaste en/of mobiele telefoon, E-mailadres Eveneens alle persoonsgegevens van de overledene (naam, voornaam, rijksregister geslacht, adres, geboortedatum, geboorteplaats, overlijdensdatum, overlijdensplaats, burgerlijke staat, sociale staat, beroepstoestand, nationaliteit, opleidingsstaat, huwelijksdatum, aantal kinderen, bezit van onroerende eigendom, …). Alsook de uitvaartwensen (type plechtigheid, soort van uitvaart, begroetingsmogelijkheden, wijze van teraardebestelling, plaats van teraardebestelling, de gekozen kist, de gekozen bloemen, rouwdrukwerk, necrologie, koffietafelplaats, de gekozen formule. Normaal geldt de privacywetgeving enkel voor natuurlijke personen en valt de overledene hier dus buiten evenals het feit dat zijn religieuze en/of levensbeschouwelijk overtuigingen hieruit kunnen worden afgeleid..

Eventueel bijkomende persoonsgegevens die worden verstrekt (geboortedatum, rekeningnummer, activiteiten op onze website (gebuikte ip-adres, bezoeken familieruimte en bezoeken als gewone bezoeker)

 

3) Doelstellingen en grondslagen van de verwerkingen.

Onnockx & Kinderen verwerkt uw persoonsgegevens omwille van volgende doelstellingen

Teneinde Onnockx & Kinderen toe te laten de prestaties waartoe zij zich verbindt optimaal uit te voeren; Het algemeen beheer van haar klanten te bewerkstelligen; Teneinde u – indien nodig – te contacteren in het kader van de producten of diensten die door Onnockx & Kinderen worden verstrekt; Het sturen van nieuwsbrieven en aanbiedingen naar klanten en betrokkenen; Het beschermen van onze rechten.

De primaire reden waarom wij al deze gegevens vragen en bijhouden is omdat wij dit allemaal nodig hebben bij het uitoefenen van onze kerntaak. Bepaalde instantieszoals de intercommunale crematoria, de gemeenten ( gemeente van overlijden, de gemeente van woonplaats en/of de gemeente waar het stoffelijk overschot zal begraven worden) en ziekenhuizen hebben bepaalde gegevens van ons, van de overledene en van de nabestaanden nodig zodat ook zij ervoor kunnen zorgen dat alles voor hun administratief in orde is en dat zij beschikken over alle informatie om de goede werking van hun instelling te garanderen. Zodoende zorgen wij er allemaal voor dat alles kan doorgaan zoals er initieel werd afgesproken met de familie. De secondaire reden om de gegevens bij te houden is om u de volgende keer exact te kunnen informeren wat u toen hebt gekozen.

Wij vragen ook steeds uitdrukkelijk de toestemming aan de nabestaanden of wij enkele gegevens op onze site mogen publiceren samen met de rouwbrief, foto van de overledene en een eventueel rouwadres. Wanneer zij ervoor kiezen om dit niet te doen wordt er uiteraard niets verwerkt. Wanneer zij beslissen om dit wel openbaar te maken. Maken wij gebruik van het platform van Enaos. Zij voorzien ons een kader waarin wij de gegevens kunnen verwerken en uploaden. Tevens kan deze leveranciers met de gegeven input; documenten produceren voor de aangestelde beheerder die helpt bij de Nazorg (opstellen van briefhoofden voor het opzeggen van allerlei zaken). Deze leverancier is ook GDPR compliant. Alle gegevens worden opgeslagen in de EU, is niet toegankelijk voor derden en wordt dus niet verkocht of verwerkt. Op elk moment kunnen de gegevens verwijderd worden en de website is https beveiligd.

Twee maal per jaar vraagt onze steenkapper (Lust-Vuerings bvba) de adreslijsten op van de mensen wiens stoffelijk overschot begraven zijn. Zij bieden deze mensen dan een financiële korting aan wanneer ze op dat moment (tijdens hun opendeurdagen) overgaan tot aankoop van een grafmonument. Deze gegevens worden enkel intern gebruikt om de mensen eenmalig aan te schrijven. Deze leverancier is ook GDPR compliant.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de gegevens die in de rouwbrief worden opgenomen. Deze gegevens worden ons door de familieleden van de nabestaande aangereikt.

Deze handelingen zijn ofwel gebaseerd op basis van het contract tussen Onnockx & Kinderen en u ofwel op de gerechtvaardigde belangen van Onnockx & Kinderen teneinde een onberispelijke dienstverlening te verzekeren.

Wat betreft de gerechtvaardigde belangen van Onnockx & Kinderen worden de gegevens van onze cliënten en betrokkenen teneinde hen aanbiedingen te doen met betrekking tot producten of diensten gelijkaardig aan deze die zij voorheen reeds hebben aangeschaft of waarvan Onnockx & Kinderen meent dat het hen zou kunnen interesseren.

De verwerking van de persoonsgegevens door Onnockx & Kinderen kan eveneens gerechtvaardigd worden door de op ons rustende wettelijke verplichtingen. Zo is Onnockx & Kinderen in dit kader onder meer onderworpen aan fiscale en boekhoudkundige regels die het bewaren en het overmaken van bepaalde persoonsgegevens aan de bevoegde administraties verplichten.

wij de dierbare overbrengen naar ons funerarium of wanneer u bij ons langskomt.

Onnockx & Kinderen maakt geen gebruik van automatische beslissingen op basis van de persoonsgegevens die worden verwerkt. 

Onnockx & Kinderen verwerkt de gegevens ook niet doelbewust in een online database voor commerciële doeleinden. Geen enkele van de gegevens worden door ons gedigitaliseerd in één of andere database, noch in Excel noch in een ander soort gelijk programma. Sommige gegevens worden automatisch verwerkt in onze mailboxen maar daar hebben wij geen controle over.

 

4) Bewaartermijnen.

Onnockx & Kinderen zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens werden verzameld. Onnockx & Kinderen zal uw gegevens dan ook bewaren zolang u van onze diensten gebruikt maakt of tot de prestaties werden geleverd waartoe Onnockx & Kinderen zich heeft verbonden.

Na deze periode verbindt Onnockx & Kinderen zich ertoe deze gegevens niet langer te bewaren dan 5 jaren.

Na deze periode zullen alle persoonsgegevens worden verwijderd behoudens de hierna volgende categorieën

Betalingen en facturatiegegevens worden een bijkomende periode van 2 jaar bijgehouden teneinde te voldoen aan fiscale verplichtingen. De uitvaartwensen worden steeds bijgehouden zodat de overlevende partner dezelfde uitvaart kan hebben en dat de nabestaanden het vorige dossier kunnen inzien. Enkel op de uitdrukkelijk verzoek van de nabestaanden zullen wij deze gegevens vernietigen

 

5) Doorgifte en derden.

In principe zullen uw gegevens louter intern door Onnockx & Kinderen worden behandeld. Uw gegevens worden niet verkocht aan derde personen. Onnockx & Kinderen garandeert dat iedere verwerking die door of voor haar door een verwerker geschiedt conform de geldende regelgeving zal gebeuren.

Onnockx & Kinderen doet wel beroep op bepaalde partijen teneinde haar dienstverlening optimaal te houden. Dit betreft onder meer dienstverlening inzake volgende elementen

Internet omgeving (hosting website); Enaos, ocin IT-Infrastructuur (Servers, CRM, mailservice edm.); google.com, ocin.be, roundcube.be Crematoria (Intercommunale I.C.V.C., IBW, havicrem)

Deze externe partijen hebben Onnockx & Kinderen verzekerd dat zij ook in orde zijn met de nieuwe privacywetgeving, zodoende is het niet nodig om een verwerkersovereenkomst met hen af te sluiten.

Soms is Onnockx & Kinderen ook verplicht om uw persoonsgegevens over te maken aan derden. Dit is voornamelijk het geval indien een wet ons hiertoe verplicht of indien publieke instanties het recht hebben om deze gegevens van ons te vragen. In principe zullen uw gegevens niet worden overgedragen naar derde landen (buiten de Europese Unie) noch aan enige internationale organisaties.

Naast deze ontvangers zal Onnockx & Kinderen geen persoonsgegevens aan een derde geven zonder voorafgaande goedkeuring vanwege de betrokkene.

 

6) Cookies.

Onnockx & Kinderen, noch hun derden maken gebruik van enige vorm van Cookies

 

7) Rechten van de betrokkene.

U heeft principieel het recht op inzage en verbetering met betrekking tot de persoonsgegevens die Onnockx & Kinderen van u bewaart. Daarnaast kunt u eveneens het verwijderen van uw gegevens vragen in de gevallen zoals ze door de wetgeving worden voorzien of de goedkeuring die werd gegeven voor een verwerking van uw persoonsgegevens opnieuw intrekken. Indien u de verwerking van de gegevens door Onnockx & Kinderen betwist, kunt u om de beperking van de verwerking verzoeken tot een oplossing voor deze betwisting werd gevonden.

Tot slot bezit u eveneens een recht op overdracht van zijn gegevens. Op ieder moment en zonder enige rechtvaardiging, kan ieder persoon zich verzetten tegen het gebruiken van de persoonsgegevens voor direct marketing. Indien u wenst gebruik te maken van deze rechten, kunt u een e-mail sturen naar het adres: onnockx@skynet.be

U bezit ook steeds het recht een klacht neer te leggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 BRUSSEL +32 (0)2 274 48 00 +32 (0)2 274 48 35 commission@privacycommission.be

Om de identiteit van de aanvrager te kunnen nagaan dient hierbij een kopie van het paspoort gevoegd te worden. Teneinde uw persoonsgegevens echter te beschermen dient hierop enkel de naam, voornaam en het rijksregisternummer van de aanvrager zichtbaar te zijn.

8) Beveiliging van de gegevens.

Onnockx & Kinderen controleert permanent de beveiliging van de persoonsgegevens die binnen haar organisatie worden bewaard en verwerkt. Als verantwoordelijke voor de verwerking en als potentieel verwerker verbindt Christelle Onnockx zich er toe alle nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen om te vermijden dat onbevoegde personen toegang krijgen tot de persoonsgegevens die haar werden toevertrouwd. Hiermee tracht zij eveneens het verlies, de vernietiging of de niet toegestane verdeling van deze gegevens te vermijden. De papieren documenten worden eveneens achter slot en grendel bewaard. Enkel drie personen beschikken over een sleutel (namelijk: Christelle Onnockx, Kaj De Wolf en Bruce Hendrickx).

Onnockx & Kinderen gebruikt systemen die regelmatig worden geüpdatet, encryptie van de gegevens toelaten en firewalls bevatten die overeenstemmen met de geldende standaard hieromtrent. Onnockx & Kinderen verbindt er zich toe u te informeren omtrent iedere inbreuk op deze privacy-statement die een ernstige impact op u kan hebben.

 

9) Aanpassingen.

Het staat Onnockx & Kinderen vrij deze privacy-statement eenzijdig te wijzigen, in dit geval zal een aankondiging op de website worden gedaan